Negociar en entornos profesionales. La importancia de una buena preparación.

Generalmente solemos identificar la negociación como una forma de solucionar conflictos, pero también negociamos cuando hay una distancia entre nuestros intereses y los de la otra parte: Negociamos estrategias, precios de compra y venta, el uso de recursos en el trabajo, cláusulas de contratos, lugares para ir de vacaciones con la familia, las innumerables demandas de los hijos que parecen agotarnos, etc.

Parece evidente que la forma en que abordamos estás situaciones junto con los recursos que disponemos condicionan los resultados que conseguiremos y en muchas ocasiones alteran nuestras relaciones profesionales, nuestros beneficios empresariales y hasta nuestra calidad de vida. Es por ello que conviene dedicarle un tiempo a aprender ciertas pautas para poner en práctica. No hay negociador diestro que no haya aprendido negociando, este es un arte que se adquiere con la acción más que con el conocimiento teórico.

Distinguimos  5 fases que posee el proceso negociador. La preparación, la apertura, el desarrollo, el cierre y la evaluación y seguimiento. De todas ellas la preparación es sin duda una de las más críticas e importantes sino la más. Es la que desde el primer momento va a condicionar el buen o mal desarrollo de la negociación, por lo que vamos a “afilar el hacha” antes de ponernos a cortar árboles, es decir vamos a preparar todos los aspectos clave que debemos tener bajo control y conocimiento antes de ponernos a negociar.

La fase preparatoria pretende dar respuesta a algunas preguntas relacionadas con nosotros mismos, con la  otra parte y con la situación y el contexto que se deriva.

¿Cuál es el objetivo-s- que quiero conseguir?

Conviene tener clara cuál es la brújula que me va a guiar durante la negociación, sabiendo en todo momento qué pretendo conseguir. Una herramienta muy interesante para aplicar es el MAPAN o BATNA, acrónimo de Mejor Alternativa Posible a un Acuerdo Negociado desarrollada por Brian Ury y actualmente indispensable para cualquier negociador. Consiste en analizar todas las posibilidades que tengo si la negociación fracasa. Si mis opciones fuera del proceso son buenas puedo decir que mi MAPAN  también lo es ganando mucha confianza a la hora de afrontar la negociación.

¿Cómo voy a medir el grado de consecución del acuerdo negociado?

 Hay una herramienta denominada ZOPA, zona en que ambas partes pueden satisfacer un acuerdo. Conocer bien el margen de maniobra en que nos vamos a mover nos permite hacer una estrategia más o menos agresiva de ofertas y contraofertas. Para ello es necesario conocer la situación del mercado, condiciones que ofertan otras empresas de la competencia y cuál es la situación de interdependencia que nos une a la otra parte.

¿Cuáles son los intereses de la otra parte?

Las personas nos movemos por intereses, expectativas y necesidades insatisfechas. Conocer a la otra parte es esencial por muchos motivos. Puedo orientarme si hay un equilibrio de fuerzas, si estoy en desventaja o quizás puedo percibir la situación como favorable a mis intereses. Un MAPA DE EMPATIA es una buena herramienta para visualizar la información que tenemos sobre la otra parte.

¿Qué tipo de negociación voy a emprender? ¿ Y la otra parte?

Antes de empezar el proceso de negociación debo definir una estrategia de actuación empleando un tipo específico de negociación encaminado a conseguir mis intereses.  Se considera que hay tres tipos de negociaciones principalmente. Duras o Competitivas, Blandas o colaborativas y un tercer tipo centrado en intereses y no en las posiciones denominado modelo Harvard.

  1. Negociaciones duras o competitivas. Mi objetivo es ganar a toda costa, estando centrado en conseguir mis objetivos a expensas de la otra parte y buscando un beneficio en el corto plazo. No pretendo establecer relaciones a largo plazo ni me importa la relación social que tenga con la otra parte. Gano a expensas de lo que pierde el otro. Le veo como un contrincante a quien vencer.
  2. Negociaciones blandas o colaborativas. Se trata de favorecer la relación con la otra parte a expensas de ser “blando”, de ceder  y no enfrentamos. El objetivo es llegar a un acuerdo aún a expensas de salir  perjudicado. En este modelo solemos hacer muchas concesiones para mantener la relación.
  3. Modelo Harvard de Negociación. Los  creadores de este modelo Roger Fisher Y William Ury abogan por ser ni duros ni blandos, sino centrados en los intereses comunes de ambas partes. Se trata de buscar puntos de acuerdo en que todos salgan beneficiados. Para ello se deben de dar una serie de principios. Separar a las personas del asunto a negociar, utilizar la creatividad como herramienta para generar cuantas más opciones que satisfagan a todos mejor y emplear criterios objetivos a la hora de tomar decisiones.

Emplear un tipo de negociación u otra va a condicionar una serie de escenarios a tener en cuenta empezando por la misma ubicación o medio empleado. ¿Dónde vamos a entablar la negociación? ¿En mis dependencias?, ¿en las suyas? ¿por teléfono, ¿por email?

Muchas más cuestiones fundamentales deben ser respondidas antes de comenzar a negociar. Se acercaría más a un artículo extenso o a un libro mencionar la gran mayoría de  preguntas que no aportamos en este blog. Considero que poder dar respuesta a las preguntas descritas anteriormente pone al negociador de por sí en una situación de ventaja ya que es conocedor de los límites que no debe sobrepasar. La negociación no deber ser un fin en sí mismo sino una herramienta para alcanzar nuestros intereses.

Por lo que ………

“Es mejor no firmar un acuerdo que firmar un mal acuerdo”